Трудовая книжка содержит персональные сведения о сотруднике, нужные для формирования стажа и начисления зарплаты. Запись в трудовой об изменении фамилии на основании заключения брака ‒ необходимая процедура, которую кадровик должен произвести грамотно.
Изменение информации о владельце
Законное изменение фамилии в трудовой книжке при заключении брака устанавливается Постановлением №225, выпущенным 16.04.2003. Указания находятся в Разделе 3. Порядок ведения записей регламентирует инструкция Министерства Труда, установленная Постановлением №69 от 10.10.2003.
Новые сведения может вносить в книжку только уполномоченный сотрудник на текущем месте работы ее владельца.
Правила внесения данных
Основной причиной для внесения записи остается брачный союз. Владелец книжки должен представить работодателю бумаги, которые станут доказательством изменения титульной страницы.
В качестве подтверждающих документов используют:
- Паспорт, где заявитель фигурирует под новой фамилией.
- Свидетельство о смене ФИО. Нужно, когда сотрудники меняют фамилию в трудовой книжке не при заключении брака, а вследствие других причин.
- Свидетельство, доказывающее, что брак был заключен или расторгнут.
- Копия акта, который заполняется при браке или разводе.
Официально смену персональных данных можно подтвердить наличием всех этих документов либо одного из них. Чтобы была сделана запись в трудовой об изменении фамилии на основании заключения брака, сотрудник должен подать заявление. Оно составляется на имя руководителя и направляется в отдел кадров.
Требуется обозначить:
- текущую фамилию заявителя;
- факт ее смены;
- прежние ФИО.
К заявлению приложить копию паспорта. После подачи оформляется приказ о смене фамилии сотрудника в связи с заключением брака.
Как выглядит новая запись
Согласно Постановлению №69, изменение фамилии в трудовой книжке при заключении брака осуществляется следующим образом:
- Неактуальную фамилию заявителя зачеркивают прямой чертой один раз. Разрешено пользоваться перьевой, гелевой или шариковой ручками. Чернила должны быть водостойкими.
- Зачеркнуть нужно так, чтобы слово осталось читаемым. Новые сведения можно написать над зачеркнутыми или на свободном месте рядом.
- Реквизиты документа, подтверждающего правомочность изменений, указывают на обложке книжки с внутренней стороны. При написании персональных данных сокращения запрещены.
- Реквизиты заверяет подпись кадрового работника, уполномоченного оформлять трудовые книжки, и печатью работодателя.
ТК учитывает наличие у сотрудников электронных книжек, которые относятся к официальным документам. Сейчас, согласно Статье 66.1, данные также вносятся в электронном виде. Информация хранится на сайте ПФР и Госуслуг. Сотрудник, который сменил фамилию в связи с заключением брака, заполняет форму АДВ-2. Ее можно скачать на сайте Пенсионного фонда.
Сделать запись в трудовой при смене фамилии с заключением брака можно, используя образец, представленный выше.
Реквизиты записывают в свободной форме.
Образец приказа
Сведения об изменениях необходимо внести также в личную карту работника и лицевой счет для получения зарплаты.
Появилось требование об указании новых сведений в трудовом договоре. Однако, согласно ТК РФ, договор нельзя изменять, а только дополнять. Поэтому владелец книжки подписывает дополнительное соглашение, прикладываемое к действующему трудовому договору.
По организации издается приказ, согласно которого делают запись в трудовой об изменении фамилии на основании заключения брака. Он заполняется по образцу.
С приказом нужно ознакомить под роспись всех заинтересованных лиц ‒ сотрудника, работодателя, кадровиков и бухгалтерию.
Важные документы окажутся недействительными, если указанные в них персональные данные работника неверны. Поэтому запись, подтверждающую смену ФИО, нужно сделать своевременно.